Pourquoi et comment confier votre événement d’entreprise à une agence événementielle ?

Bonjour à tous et bienvenue dans l’épisode 4 du podcast « Vous allez faire sens…ation ! »

Aujourd’hui, nous allons aborder la question suivante : pourquoi et comment confier votre événement d’entreprise à une agence événementielle ?

Nous allons donc parler du métier d’agence événementielle, les raisons pour lesquelles vous pouvez faire appel à une agence et surtout comment procéder pour qu’il y ait vraiment de la valeur ajoutée à votre événement grâce à cette agence.

Pour parler de ce sujet, j’ai choisi Chloé et Amélie de l’Agence Cosmo qui se situe en région bordelaise. Je vous invite à découvrir l’interview juste en dessous.

agence événementielle
agence événementielle

Khadija
Bonjour Chloé, Bonjour Amélie je suis ravie de vous retrouver aujourd’hui pour cet épisode numéro 4 du podcast Vous allez faire sens…ation !

Et aujourd’hui on va se demander pourquoi et comment confier votre événement d’entreprise à une agence événementielle.

Dans un premier temps, est-ce que vous auriez envie de vous présenter en quelques mots ? Nous dire qui vous êtes, quelle est votre expérience, que faites-vous dans votre société…
Chloé, tu as envie de commencer ?

Chloé :
Oui, bonjour Khadija, merci pour cette invitation. On est très heureuses d’être là avec Amélie.

Pour commencer, je travaille dans l’événementiel depuis plus de 10 ans, sur Bordeaux et à l’étranger. Il y a 5 ans, quand j’ai rencontré Amélie, on a d’abord travaillé ensemble en binôme en tant que salariées.

Ensuite, nous avons voulu voler de nos propres ailes et nous avons donc créé notre agence événementielle.

Avec le temps, elle a évolué et est également devenue une agence de voyage et digitale. Depuis 5 ans, on mène notre barque toutes les deux, on est très complémentaires. Je laisse Amélie en parler un peu plus.

Amélie
Bonjour Khadija, merci également pour ton invitation.

Je suis Amélie, co-dirigeante de l’agence Cosmo, j’ai 33 ans, je suis bretonne d’origine et ça fait un peu plus de 10 ans que je suis à Bordeaux.

J’ai commencé à travailler avec Chloé tout de suite pendant 5 ans dans une agence de communication événementielle.

J’étais plutôt spécialisée dans le secteur tourisme d’affaires.

Après 5 ans, on a donc créé l’agence Cosmo et pour ma part, je suis plutôt en charge de la partie gestion, tourisme d’affaires et nouvellement la partie développement web.

Chloé
Oui et moi en complément d’Amélie, je gère le développement commercial, la communication de notre agence et aussi la production des événements physiques et digitaux. Et pour la partie web, je suis plutôt dans le rôle de chef de projet.

Khadija
Merci beaucoup pour cette présentation, c’est vrai que vous êtes un duo de choc, très complémentaires et c’est vraiment super de travailler avec vous.

Je vous propose qu’on vous découvre encore un petit peu plus avec des petites questions en mode “Fast and Curious”. Deux choix de réponses et vous me dites si vous êtes plutôt l’un ou plutôt l’autre. C’est bon pour vous ?

Chloé et Amélie
Oui, c’est parti !

Khadija
Super ! Si je vous dis : travailler tôt ou travailler tard ?

Chloé et Amélie
Travailler tard !

Khadija
Aaaah ! Téléphone ou mail ?

Chloé et Amélie
Téléphone ! Mail !

Khadija
Ah ! On voit la complémentarité pour le coup !

Chloé et Amélie
Oui ! Ça commence !

Khadija
Rendez-vous physique ou en visio ?

Chloé et Amélie
Physique !

Khadija
Oui, là, je crois qu’on se rejoint un peu tous là-dessus, on a très envie de rendez-vous physiques. Alors une question autour du vin : plutôt vin tranquille ou champagne ?

Chloé et Amélie
Vin rouge ! Champagne !

Khadija
Et pour finir, plutôt événement client ou team building d’équipe ?

Chloé et Amélie
Team building d’équipe

Khadija
Top, super ! Et si vous le voulez bien, j’aimerais que vous nous partagiez votre citation inspirante, que vous aimez vous rappeler pour vous donner un petit coup de boost, pour avancer en tant qu’entrepreneures dans l’événementiel.

Amélie
Moi j’en ai une qui me parle, c’est une citation de Walt Disney qui dit « Si vous pouvez le rêver, vous pouvez le faire ». C’est important de se dire que rien n’est impossible.

Khadija
Surtout en ce moment, je pense que c’est vraiment d’actualité que tout est possible et qu’il suffit d’avancer et d’innover. Et toi Chloé ? C’est quoi ta citation ?

Chloé
C’est une citation d’Oscar Wilde qui dit : « Autant viser la lune, car même en cas d’échec, on finit dans les étoiles ».

Khadija
Wow top ! Ça nous promet de beaux événements tout ça si à chaque fois, vous visez la lune pour vos clients.

Chloé
Oui toujours plus loin !

Khadija
Merci beaucoup pour cette présentation, comme ça les personnes qui nous écoutent vous connaissent un petit peu mieux maintenant.

Je vous propose qu’on rentre dans le vif du sujet. Peut-être que déjà, vous pouvez nous dire ce qu’est une agence événementielle de manière générale et comment, vous, vous voyez ce métier.

Chloé et Amélie
Très simplement, une agence événementielle, c’est un prestataire de service qui est en charge de la conception et de l’organisation d’un événement.

Que ce soit pour la cible entreprise, pour les professionnels : organisation de séminaire, réunions, portes ouvertes, soirées…

Et pour les particuliers comme l’organisation des mariages, anniversaires et autres fêtes de famille. Selon nous, notre rôle, c’est d’être un facilitateur de travail, d’apporter notre expertise, nos connaissances et nos compétences au service des clients.

On est le contact et l’interlocuteur privilégié de notre client donc tout passe par nous.

Le client n’a pas besoin de contacter tous les prestataires un par un, de gérer les contrats, les repérages et il se repose sur une et même personne.

Pour un événement, il y a beaucoup de choses à penser, de contacts à faire, d’appels et d’échanges.

Nous, on leur réduit ce temps-là et on absorbe le stress que peut générer un événement. Le but est vraiment qu’ils s’appuient sur nous du début à la fin et encore plus le jour J.

Khadija
Ok super ! On a commencé déjà un petit peu à en parler, j’avais envie de vous demander les raisons selon vous de confier son événement à une agence événementielle.

C’est vrai que parfois, on le voit, des clients se disent qu’ils vont appeler eux-mêmes tout le monde. Certains clients peuvent avoir cette image-là et nous avec notre expérience savons que ce n’est pas le cas.

Justement, vous apportez beaucoup de choses au client. Est-ce que vous pouvez nous donner les raisons principales ? Il y a le côté facilité en terme de temps, de stress, mais qu’est-ce qu’on pourrait donner d’autres comme arguments ?

Chloé et Amélie
Nous dans notre expertise, on a tout notre réseau de prestataires.

Tout le lien est déjà fait avec eux. On parle des traiteurs, des agence d’hôtesses, des lieux, des animations sur place, de tout ce qui va faire que l’événement va vivre.

On va apporter des idées, souvent les clients viennent nous voir aussi, car ils n’ont plus d’idées.

Et nous, on va faire en sorte que ces idées se réalisent dans les meilleures conditions.

Et pour cela, on connaît déjà les prestataires, comme toi Khadija, qui sont capables de réaliser cette idée de façon professionnelle. Cela les décharge une fois de plus.

Khadija
C’est vrai et si je peux me permettre, il faut de la créativité. Nous ne sommes pas tous dotés d’une créativité pour imaginer un événement.

On peut être très organisé pour faire un rétro-planning, mais on n’a peut-être pas la créativité pour faire la différence, pour surprendre ses invités.

Chloé et Amélie
C’est exactement ce que tu dis : surprendre ! Cet effet « wahouh » que cela procure au client.
On attache une grande importance à créer un fil rouge dans l’événement : de l’invitation, en passant par la décoration, jusqu’à l’animation de la soirée, il faut que ça colle au thème fixé et que ça surprenne le client, les clients du client et les collaborateurs du client.

Khadija
Il y a aussi ce souci du détail finalement, d’aller chercher cette cohérence chez tous les prestataires, que tout fonctionne bien ensemble, qu’il y ait ce fil rouge.

Il y a réellement cette attention au détail. En effet, être une agence événementielle, c’est une vraie expertise.

Ce n’est pas parce qu’on a organisé l’anniversaire de la cousine ou le mariage de la sœur qu’on est professionnel de l’événementiel et qu’on est capable de créer pleins d’événements pour des clients.

Si vous pouviez donner trois conseils (ou plus) pour bien choisir son agence événementielle, qu’est ce qui pourrait être utile pour bien la choisir et être sûr qu’elle répondra à ses attentes.

Chloé et Amélie
Je pense que le conseil numéro 1, c’est l’anticipation du projet dans le sens où il faut quand même du temps pour organiser un événement.

Le fait de l’anticiper sécurise la disponibilité de l’agence et des prestataires et ça permet de travailler plus sereinement.

La confiance réciproque est aussi un facteur très important pour travailler sereinement et créer une proximité. Il faut absolument constituer une équipe qui avance vers un objectif commun qui est la réussite de l’événement.

Il faut vraiment travailler main dans la main et pas client versus agence.

Khadija
Une vraie collaboration avec le client finalement.

Chloé et Amélie
Oui nous, on veut vraiment intégrer notre client à notre équipe pour que lorsqu’on fait les réunions de production, on échange réellement sur les idées qu’on a eues et que le client puisse vraiment apporter les siennes.

Et après nous, on apporte tous nos outils logistiques de rétro-planning, de road-book, etc, pour renforcer toute l’organisation de l’événement.

Quand le client se sent à l’aise avec nous et que les événements soient d’autant plus réussis, car on a participé autant l’un que l’autre. Bien sûr c’est nous qui gérons la production et les contrats.

Khadija
Oui et puis toute la partie stress et le reste, c’est vous, mais c’est vrai qu’il y a un réel brainstorming, une sorte d’intelligence collective qui se met en place. Le client s’approprie l’événement et qu’il se dise « oui en effet, ça correspond à ce qu’on veut, on y va ! »

Chloé et Amélie
Oui et puis s’il veut que l’événement change de tournure ou s’il veut simplement faire quelques modifications, on le fait, on est flexible et on s’adapte.

Khadija
Justement quand vous dites « mois de préparation », combien de temps avant le jour J vous conseillez de commencer la préparation d’un événement professionnel ?

Chloé et Amélie
L’idéal, c’est entre 1 an et 6 mois selon l’ampleur de l’événement et le nombre de participants. Le choix des lieux, notamment, peut être restreint quand on a un grand nombre de personnes donc il faut l’anticiper pour bien l’organiser.

Khadija
Donc si on veut organiser par exemple un séminaire collaborateurs de 60 personnes, on peut s’y prendre 6 mois à l’avance.

Par contre si on veut partir sur un congrès avec plusieurs centaines de participants, là, il faut peut-être un an à l’avance pour le préparer, en fonction du lieu que l’on souhaite ?

Chloé et Amélie
Oui, et du nombre de prestataires, pour avoir du choix aussi, car l’événement va demander beaucoup de mise en place.

Plus il y a de prestataires, plus il faut s’y prendre à l’avance. Cela ne veut pas dire que l’on doit y travailler tous les jours pendant 1 an, mais pouvoir avoir la sécurité et la disponibilité, avancer de semaine en semaine tranquillement.

Khadija
Et puis d’avancer un peu et d’y revenir ensuite ça peut aussi permettre de se dire que oui on continue dans cette lancée, de réadapter telle ou telle chose, de prendre toutes les précautions pour que tout se passe au mieux.

Chloé et Amélie
Tout à fait. On a un rétro planning qu’on tient vraiment et qu’on met en place un an à l’avance.

Dès qu’on fait la recommandation à notre client, on fait le rétro-planning pour qu’il voie toutes les étapes qu’il va y avoir à valider.

Parfois, il y a une ou deux semaines où il n’y a rien, mais il y a des semaines où il y a beaucoup de choses à valider et on détermine qui doit valider les choses, à quel moment et on se rend compte que le rétro planning peut être très complet, car on peut pousser toujours plus loin l’anticipation et la validation et la vérification pour que le jour J soit totalement fluide.

Khadija
Et j’imagine que vos clients, parfois, peuvent même être surpris de la précision de ce rétro planning et être surpris par les différentes étapes qu’ils n’imaginent peut-être même pas.

Certains peuvent penser au lieu, au traiteur et à l’animation et « hop », c’est bon. Et finalement, en découvrant le rétro planning, ils sont surpris et se disent « ah oui en effet il y a tout ça ! Il faut penser à toutes ces choses-là. »

Chloé et Amélie
Ça les rassure, c’est l’outil que le client retient le plus. On a tous les deux (client et agence) ce rétro-planning et comme ça, chacun peut avancer, car on a tous les deux des choses à faire.

Khadija
Oui, votre client doit avoir certainement des choses à vous communiquer pour que vous puissiez avancer et puis vous vous lui proposez des idées aussi au fur et à mesure.

Et oui, j’imagine que c’est très rassurant, car ça permet de savoir réellement où on en est. Sans le rétro-planning, le client pourrait parfois croire qu’il y a du retard alors que pas nécessairement. Merci pour ces conseils.

Et j’avais envie d’aborder avec vous le sujet des événements virtuels. Avec la crise sanitaire, les choses ont un petit peu évolué : le télétravail, l’annulation des événements professionnels…

Vous, avec l’arrivée des événements virtuels il y a quelques mois maintenant, quel constat vous avez pu faire dans votre métier d’agence événementielle ?

Chloé et Amélie
Nous, on a pris le pas de l’événementiel virtuel très tôt parce qu’on s’est rendu compte que ça allait durer et que de toute façon avec toutes les annulations de nos événements, il fallait qu’on puisse travailler autrement.

On s’est très vite renseignées et on s’est très vite faites à l’idée qu’on allait devoir proposer des événements au format digital.

On s’est entourées de nos prestataires pour ça, on a trouvé des prestataires qui voulaient aller dans la même direction que nous.

On a été plutôt pro actives à lancer une offre dès l’été. Et on a eu des demandes dès ce moment-là. Les clients étaient déjà prêts à se tourner vers le virtuel.

Certains événements ne pouvaient pas être annulés, car il y avait par exemple des conférences annuelles avec des annonces importantes à faire.

Il fallait donc vite faire des événements digitaux de grande ampleur.

On en a d’ailleurs réalisé un en janvier avec une demande en août donc même dans le digital, on respecte ces 6 mois car il y a aussi beaucoup d’étapes : site internet, graphisme, plateau télé, répétitions avec les orateurs.

Depuis août, on a eu beaucoup de demandes. On s’est fait connaître tout de suite comme on n’a pas attendu et qu’on a créé notre page digitale tout de suite sur notre site internet, écrit un article dessus et communiqué sur les réseaux.

Après, on se rend compte que les demandes sont très différentes, en terme d’attentes et de techniques demandées.

Certains ont des outils au sein de leur entreprise qu’ils souhaitent utiliser.

Ce n’est pas toujours évident, car à chaque fois, on fait une proposition différente de celle qu’on propose de base.

C’est un peu le constat que l’on fait, on doit se réadapter à chaque fois et les clients sont plus dans l’attente de notre expertise qu’avant, surtout sur la partie technique, streaming.

Là, on est sur quelque chose de nouveau qu’on n’avait pas sur les événements physiques. On sent qu’ils se sentent moins capables d’organiser un événement digital seuls, ils ont besoin d’être accompagnés et qu’on leur explique comment ça fonctionne.

Certains nous font des demandes aussi, car ils ne savent pas du tout combien ça peut coûter et on se rend compte que tout le monde n’est pas encore prêt. Il faut un certain budget, même pour le digital, car avec la caméra, la sonorisation, l’éclairage, la scénographie, il y a un minimum pour un rendu professionnel.

On comprend que tout le monde n’accepte pas ce tarif, car finalement, ça ne reste « que » du digital. Ça dépend de l’objectif de l’événement.

Khadija
Bravo pour votre résilience et d’avoir voulu vous lancer là-dedans, d’avoir tout mis en œuvre pour pouvoir le proposer à vos clients. Ce n’est pas le cas de tout le monde donc bravo pour ça et pour votre dynamisme.

C’est vrai que je le ressens aussi, que comme c’est du digital, on claque des doigts et c’est bon. Mais ça implique beaucoup de choses qu’on ne s’imagine pas forcément.

C’est un tout nouveau métier donc c’est normal que le client ne sache pas tout ce qu’il y a à faire derrière. Même nous avant de nous lancer là-dedans, on ne s’imaginait pas toutes les petites choses cachées derrière ces événements.

Et je te rejoins là-dessus, oui, c’est un budget quand on fait un plateau télé, qu’on a la technique. Mais ça a un côté rassurant aussi, le client n’a pas besoin de gérer les éventuels problèmes techniques.

Vous avez l’expertise donc il sait que vous maîtrisez le sujet. Il y a aussi l’importance du rendu, de l’image que l’entreprise veut renvoyer, il est important que ce soit extrêmement professionnel et pas de faire ça depuis la cuisine à la maison, j’exagère volontairement le trait bien sûr.

Toute cette expertise technique, tout ce côté rassurant, font que vous êtes très utiles pour le client même si de son côté, il ne s’imagine pas le stress et les petites choses que vous cachez au client, car c’est à vous de le gérer.

Et enfin, je voulais vous demander, pour un événement virtuel, quels sont les conseils que vous avez à apporter aux personnes qui nous écoutent ?

Chloé et Amélie
Concrètement, si on part sur un événement virtuel avec des échanges, plusieurs personnes qui interviennent et éventuellement un plateau télé avec quelque chose d’un peu technique, la première préconisation peut paraître bête, mais c’est de vérifier la connexion internet.

Que ce soit celles des orateurs s’ils sont à distance et du lieu où on fait la captation si c’est un plateau télé pour qu’il n’y ait pas de bugs.

Il faut également préparer une gestion des inscriptions en avance pour qu’on puisse avoir connaissance du nombre de connexions que l’on va avoir le jour J.

Pour ce qui est du rendu professionnel, il peut être important de prévoir quelqu’un qui va tout gérer sur le plateau, prévoir éventuellement plusieurs caméras pour qu’il y ait différents plans, que ce soit dynamique.

Il faut penser à la personne qui sera derrière son écran pendant 1h voire toute une journée.

Khadija
C’est vrai que ce dynamisme est vraiment très important, que ce soit l’animateur, l’interview ou autre.

J’avais lu quelque chose qui disait qu’au bout de 10 minutes de visioconférence les participants décrochent d’où l’importance du dynamisme et des interactions avec eux.

Chloé et Amélie
Il y a pleins d’astuces, par exemple, on peut mettre en place plusieurs « fenêtres » pour voir l’orateur et le power point en même temps, ou un nuage de mots, une question posée sélectionnée par un modérateur pour qu’elle s’affiche, ou on fait une course virtuelle avec des questions et au fur et à mesure des réponses l’avatar du participant avance.

Il y a beaucoup d’interactivités possible, on prend des décisions avec le client pour que les participants soient réellement dans l’événement.

Khadija
C’est ça, c’est vraiment primordial. Et on l’a vu au début dans le “Fast and Curious”, on a tous envie de retrouver les événements et rendez-vous physiques.

Mais aujourd’hui le virtuel est une belle alternative. C’est une chance pour nos clients de pouvoir continuer à communiquer avec leurs collaborateurs et clients dans de bonnes conditions, ce qui n’aurait pas forcément été le cas il y a 30 ans.

Parce que derrière il en va de la performance de l’entreprise.

Chloé et Amélie
Oui, le plus important, c’est qu’on leur propose de se voir et d’interagir de différentes manières possibles.

Khadija 
Super, merci beaucoup pour cet échange. J’ai passé un très bon moment avec vous.

Chloé et Amélie
Merci beaucoup, à très bientôt !

J’espère que l’épisode vous a plu et que vous avez pu y découvrir quelques conseils et astuces pour confier votre événement d’entreprise à une agence événementielle.

Voici les coordonnées de Chloé et Amélie si vous souhaitez les contacter pour un futur événement :
– site internet : www.agencecosmo.com
– mail : hello@agencecosmo.com

Et si vous souhaitez en savoir plus sur nos animations œnologiques, rendez-vous juste ici.