Les règles d’or pour réussir l’onboarding de vos collaborateurs

Bonjour à tous ! Je suis ravie de vous retrouver dans l’épisode numéro deux du podcast Vous allez faire sens…ation !

Aujourd’hui, nous allons parler d’onboarding, et notamment des règles d’or pour réussir au mieux l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

Ces derniers mois plusieurs de nos clients sont venus à nous pour créer une dégustation virtuelle pour leurs collaborateurs.

Ils avaient recruter de nouvelles personnes depuis plusieurs mois déjà et n’avaient toujours pas eu l’occasion ni de les voir en vrai ni de réaliser l’onboarding qu’ils avaient pour l’habitude de faire auparavant.

Et leur conclusion étaient « Aidez-nous car ça a assez duré, nous avons désormais un besoin urgent d’intégrer ces personnes autour d’un moment d’échange et de convivialité. »

Et pour parler de ce sujet, j’ai choisi de faire intervenir Rachel VAYRETTE de la société Elle Coache, experte en management d’entreprise.

onboarding

Onboarding

Khadija

Bonjour Rachel, je suis ravie de t’accueillir sur cet épisode numéro 2 du podcast Vous allez faire sens…ation !

Nous allons parler de recrutement et notamment des règles d’or pour réussir l’intégration de ses nouveaux collaborateurs.

Rachel, est-ce que tu peux nous dire qui tu es en quelques mots ? Ton parcours, ton domaine d’expertise et le nom de ton entreprise ?

Rachel

Volontiers Khadija ! Alors je suis Rachel VAYRETTE, je suis coach et formatrice spécialiste en management des entreprises et notamment des femmes et des hommes qui travaillent.

Je suis l’associée de mon entreprise qui s’appelle Elle Coache et je travaille avec une autre Isabelle ANNEDOUCHE, spécialiste de toutes les parties liées au développement commercial et stratégique des entreprises.

Nous avons à cœur d’accueillir dans notre centre de compétences des chefs d’entreprises, des indépendants qui ont le souhait de développer leur activité et de développer les ressources de leurs entreprises.

Khadija

Super ! Merci pour cette présentation et j’ajouterai que je suis moi-même cliente de Elle Coache depuis quelques mois maintenant. C’est testé et plus qu’approuvé.

Je propose de te découvrir encore un petit peu plus avec quelques questions en mode « Fast and Curious ». Je te donne deux choix de réponses et tu me dis plutôt l’un ou plutôt l’autre.

Alors si je te dis, télétravail ou open space ?

Rachel

Open Space

Khadija

Ok, vin tranquille ou champagne ?

Rachel

Ah tu le sais, champagne !

Khadija

Oui ! Déjeuner ou dîner ?

Rachel

Dîner !

Khadija

Super, événement plutôt en présentiel ou en virtuel ?

Rachel

Présentiel

Khadija

Oui, ça manque c’est vrai ces derniers temps.

Et tu es plutôt événement client ou team building d’équipe ?

Rachel

Je fais le choix d’un team building d’équipe parce que c’est mon âme de manager qui parle.

Khadija

Je comprends tout à fait.

Et pour finir cette petite présentation, est-ce que tu as une petite citation inspirante à nous proposer, à nous faire découvrir ?

Rachel

Disons qu’en terme d’introduction de notre sujet du jour, j’ai envie de partager une citation d’Abraham Lincoln qui dit « Le meilleur moyen de prédire l’avenir est de le créer ».

Khadija

Oui super ! D’autant plus aujourd’hui, c’est vraiment ces derniers mois et même cette dernière année, c’est totalement d’actualité et en effet on a les cartes en mains pour pouvoir créer notre avenir.

J’aime beaucoup cette citation, merci pour ce partage.

Je te propose qu’on rentre maintenant dans le vif du sujet et qu’on parle donc d’onboarding ou autrement dit en français : intégration des nouveaux collaborateurs.

Est-ce que tu peux nous donner une définition de l’onboarding, de l’intégration ? Qu’est-ce que ça représente pour toi ?

Rachel

Alors, l’onboarding, c’est une intervention d’un mot anglais dans notre périmètre professionnel.

Je trouve que c’est intéressant parce que au-delà du sujet de l’intégration, il y a cette notion d’embarquement.

Et je pense qu’aujourd’hui, il y a vraiment cette nécessité d’embarquer les personnes professionnellement.

D’autant plus les jeunes générations qui ont ce souhait d’être dans une forme d’appartenance assez marquée à l’entreprise et j’ai envie de dire : embarquons-les grâce à des sujets d’intégration qui sont biens menés.

Khadija

Donc selon toi, les nouvelles générations ont une autre approche de l’entreprise et de leurs attentes vis à vis de l’entreprise ?

Rachel

Je pense qu’ils ont des besoins et que finalement ces besoins ont déjà « transpirer » sur les générations d’avant.

Et aujourd’hui qui n’a pas envie d’être intégré dans une entreprise joliment ?

Qui n’a pas envie de vivre dans une entreprise et d’avoir l’impression d’y avoir toujours été ? Qui n’a pas envie de se sentir compétent dès les premiers jours ?

Et je pense que ces besoins-là sont réels dans la société dans laquelle on vit et probablement inspirés sur une évolution de monde du travail.

Khadija

Et selon toi qui est le plus à même de faire cette intégration de ces nouveaux collaborateurs ? Est-ce que c’est le chef d’entreprise, un manager spécifique ? Qui peut faire ça ? Ou est-ce que c’est tout le monde dans l’entreprise finalement ?

Rachel

Ah Khadija tu as soufflé la réponse !

En fait, tout le monde est contributeur parce que c’est un processus et dans ce processus, plus on fait rentrer d’acteurs de la vie de l’entreprise, plus l’intégration va être réussie.

Et donc, ce processus important va faire agir, interagir d’autres processus de l’entreprise comme celui de la formation. C’est-à-dire qu’on ne peut pas imaginer un onboarding si par exemple nous n’avons pas imaginé un plan de monter en compétences pour son collaborateur.

Évidemment, on va acter que le processus managériale est important, on va acter aussi que l’intégration au sein d’une équipe est importante donc cela veut dire que tous les processus de l’entreprise sont inclus et par conséquent tous les contributeurs de l’entreprise sont inclus.

Khadija

D’accord super !

Et en terme d’intégration le premier jour lorsque le collaborateur arrive, qu’est-ce qu’on peut faire pour que tout de suite il se sente bien et qu’il se dise : « Ah oui on m’attend avec plaisir et ça me donne envie de donner le meilleur de moi-même ».

Qu’est-ce qu’on peut faire ce premier jour par exemple ?

Rachel

Alors écoute Khadija, c’est une très belle question parce qu’en fait tout est à faire avant le premier jour.

Il y a ce phénomène de jour J qui est extrêmement important. Mais ce jour J ne peut exister correctement que s’il a été élaboré au préalable et qu’on a imaginé ce qu’on pourrait appeler un « pré-boarding », c’est à dire une façon de pouvoir imaginer les différentes étapes de cette intégration. Si moi je devais donner 3 conseils qui m’apparaissent essentiels et principaux pour amorcer une démarche d’onboarding je dirais premièrement : réfléchir à ce processus parce que tout ne commence pas le jour J.

Ensuite, une fois que ce processus est réfléchi et imaginé, il faut l’écrire et le transformer en plan d’action, et en rétro planning. Le troisième conseil qui me paraît majeur c’est de suivre le processus et de ne faire l’impasse d’aucune étape.

Ça revient au fait de dire : « je dis ce que je fais et je fais ce que je dis ».

Donc pour répondre à ta question du jour J, qui aura été préparé avec ces trois conseils, c’est vraiment le moment ou la personne connaît l’entreprise.

Dans le pré-boarding on va rester en lien avec notre nouvelle recrue, lui transmettre éventuellement l’organigramme, avoir un entretien pour lui expliquer à qui il doit s’adresser, peut-être aussi lui donner son plan d’intégration etc.

Ce sont des choses qui peuvent être envisagées et ensuite sur ce jour J, c’est le moment ou la nouvelle recrue rentre dans les lieux, découvre les personnes avec qui elle va travailler et c’est extrêmement important qu’il y est ce lien humain qui se créé.

Avant tout, l’intégration c’est qu’il y est du lien qui se créé avec les personnes. À ce stade-là, on ne peut pas complétement miser sur la compétence.

Par contre on va miser sur le savoir-être, sur l’humain.

Khadija

J’allais justement dire ce qu’on appelle les soft skills.

Oui le savoir-être on l’a en nous même si on peut le développer et j’ai l’impression que les recruteurs font de plus en plus attention à ce savoir être.

Le savoir-faire on peut l’apprendre au cours de son développement, de sa vie dans l’entreprise mais ce savoir être il faut l’avoir parce que sinon on ne peut pas changer du tout au tout en arrivant dans une entreprise.

C’est bien ça ?

Rachel

C’est un point de réalité aujourd’hui.

Beaucoup d’entreprises, petites ou grandes, vont procéder à du recrutement sur le savoir-être, sur les valeurs par exemple, qui sont partagées avec la culture de l’entreprise.

Certaines entreprises arrivent à se déconnecter de cette notion du CV, de la compétence, en se disant aussi que par appétence, une personne peut apprendre un nouveau métier.

Ou bien parce que la personne a des compétences transposables et cela est extrêmement important et notamment dans le sujet du bilan de compétence.

Quand une personne se cherche professionnellement, on va sur le sujet des compétences transposables qui permet à une personne d’imaginer travailler dans un contexte professionnel qui peut être très différent du précédent.

C’est aussi comme ça que la confiance commence à se créer. Même si c’est quelqu’un qui a une grande confiance en lui, il a de toute façon besoin d’être rassuré, de gagner en confiance envers les autres. Cette confiance doit se créer avec le manager et avec les autres collègues.

Un des acteurs clés de l’intégration c’est le manager, parce que c’est aussi lui qui fait le pré-boarding, c’est lui qui va imaginer tous les points d’étapes qui vont permettre à sa nouvelle recrue de pouvoir s’intégrer facilement.

D’autre part, il peut y avoir un acteur auquel on pense parfois, mais pas toujours, c’est le fait de proposer à un collaborateur de l’entreprise d’être le tuteur d’une nouvelle recrue et cela fonctionne bien.

Le manager va aider à grandir et le tuteur va aider à vivre et c’est un duo manager/tuteur qui est, à mon sens, une bonne idée, ça me semble important.

Khadija

Je te rejoins là-dessus et si je peux partager ma petite expérience personnelle à ce sujet, j’ai recruté Julie en contrat d’apprentissage l’été dernier.

Elle m’a rejoint au 1er septembre et lors de son entretien, elle m’a dit « Voilà je vais faire un bac+3 en communication mais je n’ai pas du tout de compétences en communication aujourd’hui ».

Elle me disait cela, comme se sentant pas tellement légitime. Et en fait, en discutant avec elle longuement, elle m’a expliqué son expérience professionnelle.

Pendant ses études elle travaillait à côté.

Et pour moi ça montrait quelque chose, ça montrait que c’est quelqu’un qui travaille, qui a certaines valeurs qui sont importantes aussi pour moi et je me suis dit « ok elle n’a pas d’expérience en communication mais elle est là pour apprendre pendant cette année d’apprentissage ».

Ce qui compte pour moi c’est que c’est une bosseuse, que c’est quelqu’un qui est studieux, sérieux, et c’est ça que j’avais envie, entre autres bien-sûr. Finalement je lui ai dit, « c’est pas sur tes compétences en communication, c’est pas ça que je cherche en premier ».

Et aujourd’hui je me dis que j’ai bien fait parce que finalement elle a appris pleins de choses ces derniers mois à l’école, avec moi aussi et ça se passe super bien.

Elle est très créative, ce qu’elle ne pensait pas forcément. Donc là-dessus, sur le savoir-être je te rejoins totalement.

Par rapport à l’intégration, je trouve ça très intéressant ce que tu dis de préparer en amont. Et personnellement ce que j’avais fait pour Julie, c’est qu’à son arrivée je lui avait préparer son bureau, ses petits stylos, le petit mug, le post-it et un bienvenue imprimé accroché sur l’écran dans différentes langues.

C’était super parce qu’elle était tellement surprise et tellement contente de cette attention. Comme tu dis : le lien humain tout de suite, elle s’est dit « wow j’aurais pas pensé avoir ça » alors que c’était des petites attentions mais finalement ça voulait déjà dire beaucoup pour elle et aussi pour moi.

Ça montrait que je l’attendais avec impatience et que c’était un plaisir pour moi de l’accueillir chez Invino Event.

Voilà, c’était pour la petite expérience perso, mais c’est vrai que c’est hyper important parce qu’il en va des performances de l’entreprise aussi.

Plus un collaborateur va se sentir bien, intégré, que tout se passe bien aussi avec ses autres collègues, mieux il va travailler. C’est pas juste quelque chose pour faire plaisir, c’est aussi derrière les performances de l’entreprise qui sont en jeux.

Alors, là on parlait intégration en temps normal mais par rapport au télétravail ces derniers mois, même un an maintenant quasiment : Qu’est-ce que tu as pu remarquer comme différence ? Qu’est-ce qu’on peut faire pour aider les collaborateurs aujourd’hui ?

Rachel

Alors effectivement, aujourd’hui, ce qui est assez visible en entreprise, que ce soit des toutes petites entreprises jusqu’aux grands groupes, c’est qu’il y a des constats qu’on peut faire qui sont peut être assez basiques à entendre mais qui sont de vrais constats.

Il y a eu une phase de flottement évidente. C’est à dire qu’aucune entreprise ne se sentait prête à faire partir les collaborateurs en télétravail.

Au premier confinement, les choses se sont faites « par la force des choses ».

Ensuite pour les managers et les salariés, il y a eu une perte de repères qui a été à la fois morale et matérielle.

Il y a des entreprises qui ont fait les choses extrêmement bien niveau matériel. Les collaborateurs partent chez eux avec le PC, la chaise de bureau, la lampe etc.

C’est vrai que beaucoup d’entreprises se sont données les moyens d’être dans une continuité en terme de besoins et de conditions de travail. Et perte de repères d’un point de vue moral parce que c’est quand même une autre forme de management qui relève du même bon sens en terme de communication managériale mais qui doit s’appliquer sous un autre format.

Un dernier constat, c’est qu’il y a un besoin de sécurité dans ces phases de télétravail qui est tourné tant vers le salarié que vers le manager.

C’est à dire que le manager aujourd’hui a le sentiment aussi qu’il doit mettre ses collaborateurs en sécurité si ce n’est rien que dans leur santé mentale .

C’est-à-dire « dans quelle mesure mon collaborateur se sent isolé ? », « mon collaborateur qui n’est pas quelqu’un qui aime la solitude, comment ça se passe ? » et les collaborateurs aussi ont besoin de sécuriser le besoin d’appartenance à l’entreprise et c’est là où il y a tendance à avoir quelques complications.

Khadija

Oui, surtout quand certains arrivent et sont directement plongés en télétravail. Je vois que ces derniers mois on a eu plusieurs clients dans ce cas, des managers ou des chefs d’entreprise, qui m’ont appelée en me disant « on a recruté des gens il y a maintenant plusieurs mois, on a rien pu faire, alors on fait des petites visio-conférences, un café en visio par semaine, on fait ceci, on fait cela, des petites idées par ci par là mais j’ai besoin d‘avoir un vrai moment, un temps fort, pour montrer qu’on les intègre totalement et essayer d’avoir cette cohésion avec les autres collaborateurs de l’équipe ».

C’est vrai que c’est une période qui est compliquée pour les managers et aussi pour les nouveaux arrivants.

Et à l’inverse on a aussi des clients qui, par exemple, ont leur responsable qui est arrivé en plein télétravail et ce manager n’a jamais vu sa nouvelle équipe en vrai.

Qu’est-ce qu’on peut leur proposer à ces gens-là ? Aux personnes qui nous écoutent et qui seraient dans ces cas-là pour réussir cette intégration en télétravail du mieux qu’on peut.

Rachel

En fait, c’est peut-être plus une forme de renforcement d’étapes mais le processus reste foncièrement le même avec cette idée de réfléchir l’onboarding, de l’écrire et de faire ce qu’on dit.

Après dans l’écriture du plan d’intégration, il y a des étapes qui sont majeures et qui sont à renforcer notamment quand on intègre quelqu’un à l’équipe et que tout le monde est en télétravail.

Le préambule à tout ça c’est l’étape 1, le pré-boarding.

Il faut lister tout ce qui est utile pour l’intégration du collaborateur. C’est à dire, faire en sorte qu’il puisse prendre connaissance de l’entreprise en distanciel.

Il faut aussi réfléchir à quel tuteur éventuel on va l’affecter, quelle personne sera la mieux adaptée pour pouvoir aussi l’accueillir. C’est un vraie étape.

Ce qui va se passer en étape 2, c’est qu’il va falloir sécuriser d’autant plus les conditions de travail. Habituellement on va faire comme toi Khadija tu as fait avec Julie, c’est sécuriser son matériel, que quand le collaborateur prend physiquement son bureau il ait tout ce dont il a besoin.

Et là on est obligé de porter ça à un autre endroit donc il y a d’autres données qui rentrent en ligne de compte.

On est vraiment sur le fait de sécuriser le lieu de travail en télétravail et c’est une étape majeure.

Parce qu’il n’y a rien de pire que d’être devant son PC et de ne pas pouvoir travailler alors que le manager a probablement fait un plan d’intégration sympa mais qu’on est bloqué parce que on a des problèmes techniques.

Khadija

C’est vrai. Finalement c’est un vrai accompagnement dont les nouveaux collaborateurs ont besoin quand ils arrivent pour que tout se passe bien pour eux et aussi pour l’équipe.

Et si par exemple des gens nous écoutent et se dise « ah oui mais moi je n’ai pas le temps » ou « moi je ne sais pas faire un pré-boarding, ce n’est pas mon métier » ou encore « j’ai envie de mettre en avant ce côté humain mais ça me dépasse un peu », comment est-ce que toi avec Elle Coache tu peux les aider à ce sujet ?

Rachel

J’ai envie de dire, et tu en as témoigné tout l’heure, peu importe la taille de l’entreprise, le sujet de l’intégration est majeur.

De prime abord, tous les managers, les chefs d’entreprise, vont se dire que ça leur prend du temps.

Réfléchir à un rétro planning, à un livret d’accueil, réfléchir à un plan d’actions, à tous les rendez-vous qu’il faut planifier dans l’agenda avec mon collaborateur pour qu’il ne soit pas seul.

En télétravail c’est encore plus majeur, toutes les réunions prévues, tous les rendez-vous que le collaborateur va avoir avec peut être des collaborateurs d’autres services avec qui il va être en intégration.

Oui tout cela, ça prend du temps mais c’est du temps gagné pour la suite. Il y a un retour sur investissement humain très fort dans le fait de travailler les intégrations correctement.

Plus il va trouver ses marques rapidement, plus il sera efficace rapidement, plus il sentira cette appartenance précieuse à l’entreprise et dans les temps que nous traversons c’est quand même quelque chose d’extrêmement important. Se donner les moyens c’est peut-être investir du temps aujourd’hui mais pour avoir un retour sur investissement fort par la suite.

Une des richesses et une des étapes par exemple de l’onboarding c’est d’imaginer que notre nouvelle recrue produise un rapport d’étonnement sur son entrée dans l’entreprise.

Ça fait typiquement partie des richesses du recrutement. Notre nouveau collaborateur pose un regard sur l’entreprise et par conséquent apporte un potentiel d’amélioration de l’entreprise.

Khadija

Qu’est-ce que c’est un rapport d’étonnement en quelques mots, si tu peux nous en dire un peu plus ?

Rachel

Alors je vais le dire en 3 mots : “je suis surpris de …”

Khadija

Ah génial ! Oui l’approche est intéressante, cette intégration il faut la voir comme une priorité du manager ou du chef d’entreprise et pas comme une contrainte de plus à ajouter dans son agenda.

Et si on est très pris ou que c’est compliqué pour nous de mettre ça en place, on peut toujours se faire accompagner par des personnes comme toi et comme Elle Coache qui avez tous les outils en main pour pouvoir faire une intégration, un plan bien construit qui pourra être ensuite utilisé pour des nouveaux collaborateurs.

Je pense qu’il ne faut pas hésiter à se faire aider, accompagner, si on est pas en mesure de l’assurer seul.

Rachel

Oui Khadija, je suis d’accord avec toi puisqu’on est en train de dire que c’est une étape majeure dans la vie de l’entreprise.

Et effectivement si on ne sait pas quel fil attraper en premier, se faire accompagner c’est très important. Finalement on est sur des techniques assez pragmatiques.

Organiser une intégration présente des aspects pratico-pratiques et concreto-concrets que nous pouvons transmettre nous en tant que formatrices en management.

Mais tu sais, ce que moi j’aime encore plus dans ces phases d’intégration c’est au-delà de la technique.

C’est quand j’accompagne un chef d’entreprise ou un manager sur ces sujets-là, j’ai envie de lui dire que ce qui est important dans cette intégration c’est l’humain, la curiosité de l’autre, l’envie de rendre curieux la personne qu’on a en face de nous et ça c’est du management.

C’est aussi cette fibre humaine au-delà du concreto-concret, du pratico-pratique que présentent toutes ces méthodes d’onboarding et de prébording car ces étapes durent quand même jusqu’à 6 mois.

On parle du jour 1 mais on parle aussi du jour J+6 mois car il est important que l’intégration se fasse dans la durée et encore plus dans le cadre du télétravail.

Et ce que moi je dis aux managers que j’accompagne, c’est que pendant 6 mois, ils vont aussi vivre une relation privilégiée avec la personne qu’ils intègrent et ça c’est une aventure humaine.

Et tu sais Khadija, tu m’as déjà, je pense, entendu le dire mais je vais le partager avec tous.

En fait au plus profond de moi je trouve que manager c’est le plus beau métier du monde. Parce que c’est un des rares métiers où on a la possibilité de voir grandir des adultes, de voir grandir des gens.

Et c’est une si belle opportunité d’être le contributeur de ça. Et il n’y a que le management qui le propose.

Khadija

Wow c’est super ! J’adore, j’adhère, je suis tout à fait en phase avec ça et je te propose que nous concluions notre entretien sur ça, c’était tellement beau.

Tout l’entretien était super je trouve et j’espère que ça plaira aux personnes qui nous écoutent mais cette dernière phrase, ce dernier conseil, c’est top !

Et c’est vrai que l’humain, peu importe le sujet c’est primordial, même si on est dans du business, et qu’on cherche du chiffre d’affaires, il y a une grande part d’humain dans tout ce qu’on fait.

Ça doit rester toujours au cœur de nos missions ,que ça soit pour les collaborateurs ou  pour les clients.

Merci beaucoup pour ce moment partagé, j’espère que tu as apprécié cette grande première pour toi et pour moi. C’était une première pour toutes les deux . J’ai été ravie de partager ce moment avec toi. A très bientôt.

Rachel

A bientôt Khadija.

Onboarding

Onboarding

J’espère que cet épisode vous a plu et que vous avez découvert de nouvelles astuces pour l’intégration de vos collaborateurs.

Si vous souhaitez contacter Rachel : rachel.vayrette@ellecoache.fr ou sur Linkedin Rachel Vayrette.

Et si vous avez envie d’en savoir plus sur nos animations team building pour réussir l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, je vous invite à vous rendre juste ici.