Qui est prêt à planifier une animation pour un événement d’entreprise spectaculaire – qui stimule le moral et l’engagement des employés ? VOUS ! En tout cas, si vous n’êtes pas tout à fait prêt maintenant, vous le serez probablement après avoir consulté cet article. Cette année, inspirez votre personnel et vos clients avec une soirée de qualité premium, dans des lieux d’exception et avec des animations professionnelles qui font rire et aimer chaque moment de votre événement. Découvrez alors comment trouver le bon prestataire pour votre animation de fête d’entreprise !

 

Pourquoi organiser une animation pour votre fête d’entreprise est une brillante idée ?

Votre soirée annuelle d’entreprise est LE moment pour célébrer les réalisations, créer des liens avec vos collègues, se préparer à de nouveaux défis, parler de nouveaux objectifs, célébrer la culture d’entreprise et bien plus encore.

Alors, faites de cette soirée un véritable succès dont vos invités se souviendront longtemps avec une animation de soirée d’entreprise originale !

Chez INVINO Event, nous partons du principe que les événements d’entreprise doivent être axés sur :

  • le plaisir
  • la convivialité
  • l’établissement de bonnes relations 
  • et la gratitude envers votre équipe

La plupart des entreprises proposent des choses comme : prendre un verre un vendredi après-midi, sortir pour un repas avec les managers, faire une petite Party de Noël… – bien entendu, cela fait toujours du bien au moral…

Cependant, il y a d’autres façons d’organiser une soirée d’entreprise originale, cliquez ici pour le découvrir !

Votre but est de célébrer, de créer du lien ou de renforcer la cohésion d’équipe ? Alors, offrez à vos équipes un peu de magie dans leur vie…

Découvrez comment trouver une animation pour un événement d’entreprise qui marquera les esprits de vos collègues et collaborateurs pour les années à venir. 

 

Comment trouver le prestataire idéal pour votre animation de fête d’entreprise?

De nombreuses tâches de planification d’événements nécessitent de faire appel à des prestataires externes. 

Il vous faudra non seulement trouver les prestataires les mieux adaptés à la gestion de votre événement, mais aussi vous occuper de :

  • la sonorisation
  • la restauration 
  • l’animation
  • la décoration
  • l’impression
  • la billetterie…

Lorsque vous organisez votre premier événement, vous pouvez vous sentir un peu seul dans cette démarche… 

C’est pourquoi nous avons décidé de vous donner quelques lignes directrices sur la façon de choisir vos prestataires.

 

Rédaction d’une note d’information

La première étape de votre recherche de prestataire sera de rédiger une note d’information complète (appelée aussi « cahier des charges ») décrivant votre projet et vos besoins afin de recevoir en retour les propositions les plus précises et adaptées. 

Vous devez définir le format que vous avez en tête pour votre événement. Précisez :

  • la date
  • le public cible (âge, sexe, intérêts…)
  • votre objectif de fréquentation
  • le lieu que vous envisagez de réserver

Décrivez l’histoire de votre entreprise : 

  • Comment a-t-elle vu le jour ? 
  • Quelles valeurs défendez-vous ? 
  • Quelles sont les missions de votre entreprise ? 

Décrivez les événements que vous ou votre entreprise avez organisés dans le passé…

Une description détaillée permettra aux prestataires d’adapter leur proposition à vos besoins. 

Indiquez très clairement quels sont les objectifs de l’événement que vous souhaitez organiser : 

  • lancement de produit
  • image de marque (valeurs, savoir-faire)
  • notoriété (locale, régionale, nationale ou internationale)…

À la fin de votre cahier des charges, établissez votre budget !

Attention à rester cohérent avec le reste du briefing et à indiquer une fourchette budgétaire afin de laisser une certaine marge de négociation.

 

Liste restreinte de prestataires

Plusieurs plateformes en ligne peuvent mettre en relation les organisateurs d’événements avec des prestataires de services…

Il est cependant plus compliqué de savoir lequel d’entre eux sera le bon partenaire pour votre événement. 

Parcourez ces plateformes et faites une liste restreinte de prestataires. 

Pour cela, vérifiez leur expérience et leurs références pour vous faire une idée de leur professionnalisme. 

Parmi ceux que vous jugez les plus pertinents, sélectionnez ceux dont les avis Google semblent bons et envoyez-leur votre note d’information détaillée.

Organisez un appel d’offres pour vos activités clés, celles qui sont essentielles à votre événement.

Vous pouvez également compter sur le bouche-à-oreille, les recommandations des salariés les plus anciens de votre entreprise et/ou de vos collaborateurs, clients…

 

Quelles sont les qualités d’un bon prestataire ?

Les Maitres de Chai by Invino Event

Vous avez suivi les étapes précédentes ?

Vous devriez maintenant recevoir un certain nombre de propositions. 

La rapidité de réponse devrait vous aider à faire une sélection.

Un prestataire qui vous répond plus de 48 h après une demande de devis risque de ne pas être en mesure de vous rassurer en période d’affluence… et tous les projets événementiels ont leurs périodes d’affluence ! 

3 qualités sont nécessaires chez un prestataire : 

  • réactivité
  • disponibilité 
  • flexibilité

Une relation basée sur la confiance et l’assistance devra se développer pour que votre événement se passe bien. 

Valorisez les prestataires qui essaient de vous appeler – et pourquoi pas les rencontrer !

Il peut être plus facile d’évaluer votre intuition après un rendez-vous en face-à-face. 

Il est important d’être à l’aise et de se sentir libre de poser toutes les questions que vous pourriez avoir, en particulier sur les domaines techniques qui nécessitent autant de conseils que la prestation de services elle-même.

Comparez les devis et vérifiez qu’ils répondent à 100 % à votre cahier des charges. 

Après une dernière vérification Google de leurs avis en ligne, choisissez deux entreprises. 

De cette façon, vous saurez qui contacter en cas d’urgence.

 

C’est l’heure du débrief

Une fois l’événement terminé, faites un débrief avec votre prestataire pour vous faire un retour d’expérience sur votre projet. 

Énumérez les domaines à améliorer et ceux qui se sont bien déroulés. 

Vous saurez alors QUI contacter pour votre prochain événement !

La loyauté et l’ouverture d’esprit vous permettront d’aborder chaque année la recherche de prestataires avec calme et sérénité.

Vous désirez organiser une animation pour votre événement d’entreprise dans une tranquillité d’esprit absolue ? Vous avez envie de marquer les esprits de vos collaborateurs et de vos clients ? 

INVINO Event vous propose ses animations originales autour du vin pour surprendre vos convives, créer de la convivialité et briser la glace dans vos équipes…

 

 

Créez de la convivialité et des souvenirs mémorables à votre événement d’entreprise !

Equipe d'animateurs oenologiques

Vous souhaitez établir un lien unique avec chacun de vos employés ou collaborateurs ?

Vous désirez fidéliser vos clients ou fédérer vos équipes ?

Pour maîtriser l’art subtil de créer ce lien si particulier, vous devez les connaître de fond en comble. 

Vous pourrez ainsi mieux les toucher en organisant un événement d’entreprise digne de ce nom !

Une connaissance approfondie de vos clients vous donnera les clés pour trouver le bon prestataire, l’agence événementielle idéale et créer la meilleure animation pour un événement d’entreprise réussi.

Vous cherchez l’animation la plus adaptée à votre entreprise ?

Sélectionnez-en une qui coche toutes les cases – comme notre animation oenologique

  • ludique
  • interactive
  • originale
  • conviviale…

Émotions et souvenirs garantis !

Maintenant que vous avez tous les éléments pour organiser une animation de fête d’entreprise au top…

Créons ensemble l’animation autour du vin qui vous ressemble et impressionnez vos invités en créant des souvenirs mémorables – en dehors de la relation professionnelle classique… Contactez notre équipe, dès maintenant !

 

L’équipe INVINO Event.

Que ce soit votre premier ou votre centième, planifier un séminaire réussi est toujours plus facile avec une liste d’étapes pratiques. Vous souhaitez créer un séminaire qui sort de l’ordinaire ? Vous devez alors trouver des moyens créatifs de rendre cet événement impactant ! Maintenir la simplicité en misant tout sur la convivialité permet à tout événement d’entreprise de sortir du lot facilement. Pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet, on vous explique ici comment créer l’animation pour séminaire parfaite en 8 étapes pratiques. Allons-y !

 

Qu’est-ce qu’une animation pour séminaire ?

Pour commencer, le séminaire est un événement professionnel spécial avec ses propres principes d’organisation. 

Il vise à former et informer les participants sur un sujet ou un thème précis. Et c’est un moyen idéal de promouvoir votre entreprise !

Malgré les spécificités d’un tel événement, en organiser un est toujours une bonne idée… Tout est une question de planification et de prévision. 

L’animation pour séminaire parfaite est celle qui réussit à associer : 

  • amusement
  • convivialité
  • partage
  • échanges
  • lien humain…

Si vous ne savez pas par où commencer pour vous assurer que tout le monde passe un bon moment ou pour trouver une idée d’animation pour une soirée d’entreprise originale, suivez les étapes suivantes…

 

Commencez votre plan de séminaire le plus tôt possible

 

Une fois que vous avez le feu vert pour créer votre animation pour séminaire (au minimum, 4 à 6 mois avant votre événement), il est temps de commencer les tâches ci-dessous…

Plus tôt vous pourrez cocher ces tâches de votre liste de planification, mieux ce sera !

 

1. Déterminez vos objectifs

Définir les objectifs de votre séminaire est une première étape cruciale. 

Vous devez pouvoir répondre clairement à la question : « Pourquoi organisons-nous ce séminaire ? ».

Ensuite, vous devriez savoir ce que vous attendez de l’événement… 

Sur la base de ces éléments, vous développerez un plan d’actions concret. 

Définir en amont les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir son organisation. 

Certains séminaires, par exemple, auront comme objectif principal la constitution d’équipes, d’autres seront utilisés pour former de nouvelles recrues ou célébrer une augmentation des revenus… 

À partir de l’objectif principal, plusieurs objectifs secondaires suivront – vous devez ensuite les prioriser afin de les gérer au mieux un par un.

 

2. Définissez qui sont vos participants

Plusieurs intervenants doivent être considérés lorsque vous organisez ce type d’événement. 

Tout d’abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera décisive dans la planification de votre événement. 

Néanmoins, lorsque nous parlons de participants dans ce cas particulier, ils ne se limitent pas à ceux qui assistent au séminaire, mais incluent également les conférenciers. 

Une fois que vous avez identifié l’information à véhiculer et qui la véhiculera, il est temps de trouver les personnes qui partageront cette information. 

Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul intervenant pour assurer une bonne fluidité et une continuité logique dans la manière de présenter les idées. 

 

3. Faire des prévisions budgétaires

Le fond de votre événement a été défini, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour façonner le format selon vos envies. 

C’est là qu’intervient la prévision budgétaire !

Le budget est basé sur les deux premières étapes ainsi que sur diverses contraintes financières. 

Une fois les objectifs priorisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs. 

Chacun aura besoin de ressources financières. Il faudra donc s’assurer que toutes les dépenses prévues n’excèdent pas les revenus qui leur sont alloués. 

Notre dernier conseil sur le budget est de toujours prévoir une marge d’erreur pour d’éventuelles dépenses imprévues.

 

4. Choisissez la bonne date

Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire !

Les différentes options de date doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient indisponibles. 

Il est donc important de choisir une date à laquelle la majorité des participants seront présents. 

Évitez donc les périodes où vos invités sont susceptibles d’être en vacances…

 

5. Trouvez un lieu approprié

Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères : 

La capacité

C’est-à-dire le nombre de personnes que la pièce peut contenir, laissant la pièce aérée et pas trop encombrée. 

L’emplacement

Si vous organisez une animation pour votre séminaire, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus reculé de la ville même si vous voulez être original…

L’accès au séminaire doit juste être aisé, sans avoir à chercher des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à l’autre. 

Une fois que vous avez trouvé un endroit qui vous semble approprié, vous devez à tout prix le visiter !

Quelques photos ou quelques brochures ne vous montreront pas l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prudent…

 

6. Utilisez une solution d’inscription en ligne

L’utilisation d’une solution d’inscription en ligne vous aidera à alléger votre charge de travail. 

Elle vous permettra de gérer facilement les inscriptions au séminaire. 

L’importance d’une telle solution est primordiale dans la réussite de l’organisation de votre séminaire…

C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est facile à utiliser, rapide à déployer et possède de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer vos inscriptions.

 

7. Organisez une animation pour séminaire originale

Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à l’originalité de vos animations et à la planification chronologique des activités qui auront lieu pendant l’événement. 

Une planification détaillée doit être faite des jours ou des semaines à l’avance… 

Pour vous assurer que le plan soit exécuté correctement, vous devrez faire quelques répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant l’événement lui-même.

Vous devrez également prévoir des pauses avec de délicieux mets, du vin et des rafraîchissements – y compris une marge d’erreur pour toutes les activités afin d’éviter d’être pris au dépourvu par toute circonstance imprévue.

 

8. Soignez votre communication

La communication déterminera l’image et la portée de votre événement. 

Plus l’événement est grand, plus vous aurez besoin de communication. 

Vous devez effectuer un suivi auprès de votre public (votre solution d’inscription en ligne peut vous permettre de le faire automatiquement) au moins une fois avant le séminaire. 

Un suivi doit être envoyé au moins une semaine avant le séminaire – il vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de participants au séminaire (à travers les réponses recueillies), en plus de rappeler aux participants l’événement à venir. 

Vous pouvez communiquer via votre site internet ou vos réseaux sociaux, par exemple.

Néanmoins, votre travail de communication ne s’arrête pas là !

En effet, après le séminaire, il sera indispensable d’envoyer un compte-rendu du séminaire – ainsi que des mails pour remercier les participants, et recueillir leurs retours et avis.

 

Pourquoi créer une animation pour votre séminaire avec INVINO Event ?

animation pour séminaire

 

Un séminaire d’entreprise permet de partager, d’échanger, de transmettre… et se conclut généralement par une décision ou des engagements.

Vous vous demandez encore quels sont les objectifs d’un séminaire ? En voici quelqu’uns :

  • créer du lien humain
  • améliorer les relations au sein des équipes
  • intégrer les nouveaux employés
  • fédérer une équipe
  • mieux connaître ses collaborateurs 
  • créer des souvenirs mémorables…

Concrètement, les animations pour séminaire stimulent la motivation générale !

Les équipes se sentent ainsi plus dynamiques – souvent prêtes à redoubler d’efforts pour atteindre les nouveaux objectifs de votre entreprise.

En quelques mots, l’objectif ici est d’apporter un peu de fraîcheur, de légèreté en donnant un nouveau souffle à votre entreprise.

Vous disposez désormais des conseils indispensables pour organiser une animation pour séminaire réussie

Planifiez, programmez et ayez toujours à vos côtés une bonne solution de gestion de vos événements pour faciliter vos tâches, ainsi que celles de vos participants.

Chez INVINO Event, nous pensons qu’il est indispensable de créer du lien et de renforcer la cohésion de vos équipes, dans une ambiance conviviale et chaleureuse, durant vos événements d’entreprise.

C’est dans cette optique que nous vous proposons notre animation oenologique pour séminaire d’entreprise.

Cet atelier autour du vin et de la gastronomie est un vecteur de bonne ambiance idéal, où se mêlent détente, réflexion, amusement… et permet de resserrer les liens dès le début de votre événement.

Vous souhaitez créer une animation pour un séminaire parfait où règne une atmosphère festive au sein de vos équipes ? Tout cela s’organise avec la complicité d’INVINO Event. Contactez notre équipe, dès aujourd’hui !

 

L’équipe INVINO Event.