Conseils et astuces pour bien choisir son lieu événementiel

Bonjour à tous et bienvenue dans l’épisode 10 du podcast « Vous allez faire sens…ation ! ».

C’est le dernier épisode de cette saison 1, pour celui-ci, j’ai choisi d’interviewer une personne que j’aime beaucoup, un lieu que j’adore aussi beaucoup : Stéphane Martinet, propriétaire d’Autre Ambiance à Bordeaux vers les quinconces. Ce lieu est merveilleux, c’est magnifique, Stéphane est aux petits soins pour chaque client. Nous avons eu le plaisir d’y tourner notre brand vidéo et d’y réaliser notre shooting photo.

Je vous invite donc à découvrir cet épisode où nous parlons de lieu événementiel, comment bien le choisir. Stéphane vous livre ses meilleurs conseils et astuces.

Fidélisation client

Khadija

Salut Stéphane ! Je suis ravie de t’accueillir aujourd’hui pour l’épisode 10 du podcast. Est-ce que tu peux te présenter en quelques mots ?

Stéphane

Bonjour Khadija ! Merci de m’accueillir. Je suis donc Stéphane Martinet, j’ai 46 ans, je viens de Lyon. J’ai travaillé pendant 15 ans dans l’univers du luxe, tout d’abord dans les parfums beauté puis les lunettes dans les services formations. Mon expertise de base c’est donc la formation, j’ai organisé pleins d’événements comme des roadshows, des comités de direction, des séminaires…J’ai donc appris à organiser des événements et c’est ce qui m’a amené à créer Autre Ambiance. C’est un espace dédié aux réunions et événements professionnels.

Khadija

Super, merci beaucoup pour cette présentation. Avant de rentrer dans le vif du sujet du lieu événementiel, je te propose qu’on fasse quelques questions en mode “fast and curious”.

Vin rouge ou vin blanc ?

Stéphane

Vin rouge !

Khadija

Télétravail ou Openspace ?

Stéphane

Openspace, j’ai besoin de voir du monde

Khadija

Je te comprends, surtout avec l’année qu’on vient de passer. Téléphone ou email ?

Stéphane

Téléphone, le contact

Khadija

Je te comprends ! Séminaire ou soirée clients ?

Stéphane

Ouhh ! Soirée clients, c’est plus festif.

Khadija

Oui c’est sûr même si un séminaire ça peut être très sympa, il y a un côté plus festif à la soirée clients. Je te propose qu’on passe sur la suite et que tu nous livres tes conseils et astuces pour choisir son lieu événementiel.

Stéphane

Il y a plusieurs critères à suivre. Tout d’abord l’emplacement, la taille et la modularité du lieu, la technologie offerte sur place et puis la restauration. La situation géographique va vraiment être la priorité, il faut savoir à qui on s’adresse pour savoir comment les accueillir. Il faut toujours se mettre à la place du client, qu’il puisse se garer s’il vient en voiture et qu’il y ait des transports en commun à côté. C’est la première image qu’on va donner aux équipes qu’on reçoit.

Khadija

Oui, c’est mieux qu’ils arrivent de bonne humeur sur le lieu et pas agacés d’avoir tourné pendant des heures, de s’être pris la pluie etc.

Stéphane

Oui et là je pense aussi à tes équipes, si on fait appel à un prestataire comme Invino Event ou une équipe technique, il faut savoir comment elles peuvent y accéder. Il faut tout anticiper pour que le jour de l’événement tout se passe facilement.

Khadija

Oui et c’est d’ailleurs pour ça qu’on fait souvent des repérages avec les clients pour s’assurer que tout est ok. Après si c’est difficile d’accès pour les prestataires, ce n’est pas nécessairement le problème du client mais il faut quand même anticiper pour les horaires d’installation et ainsi venir certainement plus tôt.

Stéphane

Une fois qu’on a visualisé l’emplacement, ça va être la taille, la modularité en fonction de ce qu’on veut organiser comme événement. C’est important de connaître la taille des pièces, la hauteur sous plafond, de demander des photos aussi, il faut avoir un plan du lieu et le fameux dossier technique pour pouvoir se repérer dans l’espace. Après, je sais que tous les lieux n’ont pas ce dossier. Il faut que les invités ne se sentent pas à l’étroit. Il est toujours mieux de privilégier un lieu à la lumière du jour. Il faut donc savoir comment on souhaite que le lieu soit aménagé.

Khadija

Oui parce que j’imagine que selon la configuration de l’aménagement, tu ne peux pas accueillir le même nombre de personnes.

Stéphane

Et oui ! Dans le dossier technique du lieu par exemple, on doit avoir pour chaque configuration le nombre de personnes pouvant être accueilli pour renseigner le client.

Khadija

Oui et il faut bien faire attention aux différents moments de l’événement, il peut y avoir le côté réunion avec les places assises mais il faut aussi penser aux pauses, à l’accueil des participants etc.

Stéphane

Exactement et il faut penser aussi au vestiaire par exemple, est-ce qu’il y en a un ? Si oui, est-ce qu’il est sécurisé ? Les lieux de pause et de déjeuner, sont-ils faciles d’accès ? La partie technologie est importante aussi, avec les prises par exemple pour éviter de faire trainer de longues rallonges. Si j’ai besoin de projeter des choses, est-ce qu’il y a un vidéo projecteur ? La connexion internet avec la puissance de la fibre qui peut varier en fonction des endroits et qui selon les événements se doit d’être plus ou moins importante. Et il ne faut pas hésiter si jamais l’entreprise n’a pas de dossier technique, à demander à faire un test de rapidité de connexion sur internet.

Khadija

C’est exact, et il ne faut pas penser que s’il y a la fibre ça veut dire que tout va bien fonctionner. On avait fait une animation virtuelle avec une cliente qui avait la fibre chez elle et finalement ça buguait vraiment beaucoup.

Stéphane

Tout à fait, par exemple lors des lives streamings il faut que le délai de latence soit le plus faible possible pour éviter au maximum les décalages avec le son et l’image.

Khadija

C’est ce que j’aime beaucoup chez Autre Ambiance, c’est qu’on voit vraiment ce souci du détail, tu penses à tout et je pense que c’est aussi pour ça que tes clients viennent dans ton lieu car tu fais tout dans les moindres détails.

Stéphane

C’est aussi ce que j’ai appris dans le milieu du luxe : toujours anticiper les besoins du client.

Khadija

Je pense qu’on se ressemble beaucoup là-dessus car c’était déjà le cas chez Invino Event mais d’autant plus depuis que j’en ai repris la gérance, je cherche toujours le petit détail pour faire encore mieux et améliorer la qualité du service, de la prestation. Toujours délivré un petit plus que ce que le client peut attendre. Ne pas avoir la prétention de tout connaître, écouter les retours des clients.

Stéphane

C’est tout à fait ça. Et ensuite la restauration est à ne surtout pas négliger. Nous sommes français, les français aiment manger et le moment nourriture est très important pour un événement. Tout dépend du nombre de personnes, du temps accordé à la restauration, du lieu : du plateau repas, au repas servi à l’assiette en passant par le buffet. Si c’est une restauration debout il faut bien choisir entre le cocktail apéritif avec seulement quelques pièces salées et sucrées ou le cocktail déjeunatoire ou dinatoire où il y a plus la possibilité de manger. Demander des photos de ce qui va être servi car entre des toutes petites bouchées ou des « grandes “bouchées” ce n’est pas la même chose.

Khadija

Et il faut bien s’assurer de qui vient et comment ces personnes peuvent avoir l’habitude de manger car si ce sont des bouchées toutes petites mais que les personnes sont des sportifs qui mangent de grandes quantités par exemple, ils vont aller manger ailleurs. Bien se renseigner sur ce que les participants aimeraient manger, ne pas présupposer.

Stéphane

C’est ça. Comprendre qui on va recevoir pour les nourrir comme il se doit et qu’il n’y ait pas de déception ou d’erreur. Il faut aussi penser aux régimes alimentaires et allergies. Je l’ai déjà vécu, des participants qui ne mangent rien sur le buffet car ils ne peuvent tout simplement pas.

Khadija

Tu as d’autres astuces que tu souhaiterais nous partager ?

Stéphane

Alors je n’en ai pas parlé mais il y a l’humain dans tout ça et comment va être géré l’événement en lui-même. J’ai déjà entendu des personnes me dire qu’ils avaient réservé et qu’on leur donnait un téléphone dans la salle de réunion pour appeler mais qu’au bout de 10 minutes toujours personne n’était arrivé. Le jour de l’événement et le service sur place sont très importants, c’est pour ça que moi je suis totalement dédié au client sur la journée, je l’accompagne sur toute sa journée, remettre de l’eau chaude s’il n’y en a plus, enlever les verres etc.

Khadija

C’est sûr que si la pause du matin n’est pas débarrassée à la pause suivante ça ne donne pas une très bonne image.

Stéphane

C’est ça, donc voilà, je pense avoir tout dit.

Khadija

Génial, merci beaucoup, on a appris pleins de choses.

Stéphane

Merci à toi Khadija.

vidéo pour événement

Si vous avez envie de contacter Stéphane, voici ses coordonnées :

Linkedin : Stéphane Martinet

Site de l’entreprise : Autre Ambiance

Mail : smartinet@autreambiance.fr

Et si vous souhaitez en savoir plus sur nos animations œnologiques, rendez-vous juste ici.

À très bientôt !