10 Étapes pour Créer un Séminaire original et inoubliable

Vous souhaitez créer un séminaire qui sort des sentiers battus ? Vous devez alors trouver des moyens créatifs de rendre cet événement mémorable ! Maintenir la simplicité en misant tout sur l’originalité permet à tout événement d’entreprise de se démarquer efficacement. Afin d’assurer le bon déroulement de votre événement et de vous éviter des soucis inutiles, nous vous avons concocté un petit guide avec 10 étapes à suivre pour créer un séminaire original et inoubliable. Allons-y !

créer un séminaire

Qu’est-ce qu’un séminaire en entreprise ?

Les séminaires sont d’excellents moyens de promouvoir votre entreprise. 

En organisant un séminaire sur votre lieu de travail, dans une salle de conférence d’hôtel ou dans une salle de réunion au restaurant, vous pouvez planifier le lieu en fonction de votre objectif. 

Il existe 3 grandes catégories de séminaires d’entreprise avec chacun leurs propres objectifs.

Vous devez donc choisir le type de séminaire que vous souhaitez organiser…

1- Le séminaire d’entreprise

Il permet de regrouper plusieurs salariés pour réaliser des formations produit, méthodes de vente ou management afin d’être mieux qualifiés et efficaces. Il est souvent réservé aux commerciaux ou aux managers et est parfaitement adapté pour former et motiver les troupes.

2- Le team-building

C’est un séminaire rassembleur pour des collaborateurs de tout horizon, sans notion de hiérarchie. Son objectif principal est de renforcer la cohésion inter-entreprise ainsi que les liens internes pour un partage général autour des mêmes valeurs de votre société.

3- Le séminaire activité-détente

Où chacun se retrouve dans un cadre informel, loin du quotidien, dans la bonne humeur et la détente. Ce type de séminaire permet de relâcher la pression et surtout de fidéliser ses collaborateurs.

Dans tous les cas, notez que la préparation de votre séminaire doit être prise au sérieux !

Heureusement, des professionnels sont là pour vous apporter la solution clé en main pour que vos objectifs soient au rendez-vous. 

Vous souhaitez surprendre vos invités ? Faites confiance à INVINO Event, spécialiste de l’organisation d’événements d’entreprise autour du vin, par exemple…

équipe Invino Event

Notre équipe saura vous proposer les meilleures animations possibles, selon vos aspirations, vos objectifs et votre budget. C’est par ici !

Pourquoi créer un séminaire ?

Un séminaire d’entreprise permet d’échanger, de transmettre des messages, des stratégies et se conclut généralement par une décision ou des engagements.

Voici les buts d’un séminaire : 

  • améliorer les relations humaines
  • permettre aux nouveaux de s’intégrer
  • fédérer une équipe
  • créer du lien (ou recréer du lien après covid)
  • renouer (s’il y a des tensions)
  • connaître ses collaborateurs autrement
  • créer des souvenirs…

En bref… les bons séminaires stimulent la motivation !

Créer un séminaire permet alors de motiver vos équipes, vos collaborateurs… ils se sentent ainsi plus énergiques et prêts à retourner au travail en appliquant une nouvelle technique qu’ils viennent d’apprendre, par exemple.

Il est important de se rendre compte que les participants s’attendent à être divertis et inspirés lors de ces événements d’entreprise. 

créer un séminaire jeu

En quelques mots, l’objectif d’un séminaire est de donner un nouveau souffle à votre entreprise. Alors, contactez-nous, dès maintenant, pour trouver une animation adaptée à vos besoins !

Les 10 étapes pour créer un séminaire original et inoubliable

La pièce maîtresse de tout événement : séminaire, convention, journée de formation, team building, salon… c’est l’ORGANISATION ! 

Voici 10 étapes essentielles à suivre pour réussir votre événement et créer un séminaire original et inoubliable :

1- Définir vos objectifs et cibles

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre événement, vous devez d’abord vous poser quelques questions :

  • quelles motivations vous poussent à organiser cet événement ?
  • qu’est-ce que vous voulez faire ? Créer du lien, stimuler vos équipes, lancer un nouveau produit ?
  • quels messages souhaitez-vous communiquer ?
  • quel type de public souhaitez-vous contacter ? Employés, partenaires, clients VIP ?

Il existe une multitude de raisons qui peuvent se transformer en événement à part entière.

2- Définir le thème et le format du séminaire

Le bon choix du thème de votre événement est une phase primordiale, car c’est grâce au thème que vous allez susciter l’intérêt des participants. 

Pour vous aider, vous devez vous intéresser aux personnes qui composent votre audience. 

Donc si votre public est composé de sportifs, pourquoi ne pas leur proposer des « Olympiades en team-building », par exemple. 

En revanche, si votre public a une préférence pour les activités plus calmes et conviviales, vous pouvez lui proposer un escape game ou une animation ludique et originale autour du vin – avec l’atelier oenologique d’entreprise INVINO Event !

Concernant le bon format, demandez-vous quel moment de la journée serait le plus approprié pour atteindre vos objectifs (matinée, soirée…) et combien de personnes seraient impliquées.

Ces questions sont importantes pour pouvoir définir les espaces d’accueil en cohérence avec le thème et le concept choisi. 

3- Définir la zone d’accueil

Lors de vos recherches, il est nécessaire de déterminer les sites qui répondent le mieux à vos exigences :

  • lieu neutre ou plutôt marqué par une histoire forte
  • emplacement de renommée nationale ou internationale
  • accessibilité du site
  • accès aux transports en commun
  • parkings
  • aéroports et gares… 

Pour valider votre choix, une visite s’impose ! 

4- Définir la date de réception

Cette étape est cruciale, car elle déterminera la fréquentation de vos invités et, implicitement, sa réussite. 

Pour cela, vous devez vérifier que votre événement se déroule en dehors des périodes scolaires, des grands événements sportifs…

Vous devez donc anticiper afin d’effectuer une réservation provisoire pour la date choisie.

5- Définir votre budget

Cette partie consiste à trouver le bon équilibre entre le budget défini et les coûts réels de l’événement. 

Pour vous faciliter la tâche, établissez une liste de tous les postes de dépenses :

  • location de locaux
  • hébergement
  • traiteur
  • transport de participants
  • décorations
  • activités
  • logistique
  • photographe…

6- Définir votre To-Do-List

Pour éviter toute panique le jour J, il est judicieux de faire une to-do-list de votre événement au fur et à mesure de l’avancée de votre organisation. 

Ainsi, vous avez des repères et une liste chronologique de tâches à effectuer. 

Votre temps est alors optimisé et les délais anticipés.

Petit conseil : laissez-vous une marge de manœuvre pour rester flexible en cas d’imprévu.

7- Les moments cruciaux

J-1 : visitez les locaux pour vous assurer que tout est conforme au cahier des charges et en état de fonctionnement : micros, projecteurs, systèmes audio et vidéo, décorations…

Jour J : soyez sur place au moins 2 heures avant le début de l’événement pour vérifier que tout est en ordre et vous préparer à recevoir les premiers participants.

Donnez un badge aux personnes qui se présentent à l’accueil afin d’assurer le contrôle des accès. Les programmes sont remis à ce moment-là. 

Assurez-vous également de fournir aux participants un formulaire de satisfaction afin d’obtenir leurs commentaires et d’améliorer vos futurs événements.

Journée typique : elle doit être organisée avec soin et son programme doit être intéressant afin de susciter l’envie de venir. 

Le programme doit tenir compte des besoins des participants et se concentrer sur un seul thème. 

Il est essentiel de laisser du temps aux échanges au cours de la journée à travers les pauses-café ou les activités, qui seront appréciées par les participants.

Exemple d’un séminaire d’une journée :

09h – Café de bienvenue / petit-déjeuner

09h30 – Message de bienvenue

10h00 – Conférencier principal

11h00 – Pause

11h15 – Discussion d’experts

12h15 – Dernier mot

12h30 – Déjeuner

14h30 – Activités

Il est important de soigner votre image en respectant le programme et les horaires prévus (début et fin à l’heure). 

Prévoyez une marge de manœuvre dans le programme de votre événement.

8- Définir la promotion de votre événement

La promotion de votre événement est le facteur qui détermine sa réussite.

Événements internes 

Veillez à « créer le buzz » autour de l’annonce de votre événement en choisissant le moment propice pour le communiquer. 

Cela peut se faire à l’occasion d’une soirée événementielle, d’une plénière et/ou via vos réseaux sociaux… 

Le but : être capable de présenter son sujet de manière différente et à un public réceptif.

Événements extérieurs 

Si votre budget le permet, vous pouvez penser à un plan de communication plus large (presse…).

L’objectif : prévenir suffisamment à l’avance les invités et s’assurer de leur présence, en indiquant sur les convocations que vous attendez une réponse de leur part (fixez un délai de réponse) et relancez-les si besoin. 

Pensez également à indiquer le dress code du jour s’il y en a un, cela évitera les déceptions (sportswear…).

9- Retour de satisfaction

Après un événement, il est important de pouvoir tenir une réunion de débriefing avec tous les acteurs du projet. 

Cela vous permet d’obtenir votre propre retour d’expérience ainsi que celui de vos invités via le questionnaire de satisfaction remis lors du séminaire. 

Afin que le prochain événement soit une réussite totale, tenez compte des commentaires qui vous sont envoyés pour corriger d’éventuelles erreurs.

10- Souvenirs

Qu’ai-je retenu de ce jour ? 

C’est la première question à se poser à la fin d’un événement. Elle est cruciale, car elle détermine le succès ou l’échec de votre journée. 

Le défi est de taille, car vos invités doivent retenir l’essentiel et avoir une impression très positive ! En effet, la notion de souvenir est primordiale dans les événements. 

Des milliers d’événements sont créés chaque année et ce n’est pas le premier auquel vos invités participent. 

Il faut savoir se différencier et être capable de créer « l’effet Wow »

Si tel est le cas, votre notoriété est assurée et vous gagnez le pari d’atteindre vos objectifs !

Pour continuer cet effet Wow, il est très important d’envoyer un email de remerciement à vos différents publics (intervenants externes, invités…).

L’occasion de partager le contenu photo de l’événement, les présentations diffusées lors du séminaire, ou d’autres messages que vous jugez importants de partager. 

Une occasion supplémentaire de démontrer votre savoir-faire au monde extérieur…

Créez un séminaire mémorable avec INVINO Event

créer un séminaire Invino Event

Vous cherchez à organiser un séminaire d’entreprise original ? Sachez que c’est la meilleure façon de créer une vraie synergie au sein de votre équipe, ainsi que de l’échange et du partage.

Le côté professionnel, c’est bien… Cependant, nous pensons qu’il est indispensable de renforcer la cohésion de vos équipes pendant des instants plus conviviaux et de marquer les esprits avec un événement de qualité. 

Ces moments précieux permettront de resserrer les liens déjà créés pendant l’événement…

C’est dans cette intention que notre animation oenologique pour séminaire d’entreprise vous est proposée. 

En effet, cet atelier autour du vin et de la gastronomie est un excellent vecteur d’ambiance chaleureuse et permet de resserrer les liens dès le début de votre événement.

Vous souhaitez créer un séminaire inoubliable où règne une bonne ambiance au sein de vos équipes ? 

Notre atelier œnologique vous garantit cette touche d’originalité et de convivialité qui rendra votre séminaire unique et inoubliable. Contactez-nous, dès à présent, pour organiser un séminaire original, basé sur l’échange et la cohésion d’équipe.

L’équipe INVINO Event.

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