Que ce soit votre premier ou votre centième, planifier un séminaire réussi est toujours plus facile avec une liste d’étapes pratiques. Vous souhaitez créer un séminaire qui sort de l’ordinaire ? Vous devez alors trouver des moyens créatifs de rendre cet événement impactant ! Maintenir la simplicité en misant tout sur la convivialité permet à tout événement d’entreprise de sortir du lot facilement. Pour vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet, on vous explique ici comment créer l’animation pour séminaire parfaite en 8 étapes pratiques. Allons-y !
Pour commencer, le séminaire est un événement professionnel spécial avec ses propres principes d’organisation.
Il vise à former et informer les participants sur un sujet ou un thème précis. Et c’est un moyen idéal de promouvoir votre entreprise !
Malgré les spécificités d’un tel événement, en organiser un est toujours une bonne idée… Tout est une question de planification et de prévision.
L’animation pour séminaire parfaite est celle qui réussit à associer :
Si vous ne savez pas par où commencer pour vous assurer que tout le monde passe un bon moment ou pour trouver une idée d’animation pour une soirée d’entreprise originale, suivez les étapes suivantes…
Une fois que vous avez le feu vert pour créer votre animation pour séminaire (au minimum, 4 à 6 mois avant votre événement), il est temps de commencer les tâches ci-dessous…
Plus tôt vous pourrez cocher ces tâches de votre liste de planification, mieux ce sera !
Définir les objectifs de votre séminaire est une première étape cruciale.
Vous devez pouvoir répondre clairement à la question : « Pourquoi organisons-nous ce séminaire ? ».
Ensuite, vous devriez savoir ce que vous attendez de l’événement…
Sur la base de ces éléments, vous développerez un plan d’actions concret.
Définir en amont les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir son organisation.
Certains séminaires, par exemple, auront comme objectif principal la constitution d’équipes, d’autres seront utilisés pour former de nouvelles recrues ou célébrer une augmentation des revenus…
À partir de l’objectif principal, plusieurs objectifs secondaires suivront – vous devez ensuite les prioriser afin de les gérer au mieux un par un.
Plusieurs intervenants doivent être considérés lorsque vous organisez ce type d’événement.
Tout d’abord, vous devrez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera décisive dans la planification de votre événement.
Néanmoins, lorsque nous parlons de participants dans ce cas particulier, ils ne se limitent pas à ceux qui assistent au séminaire, mais incluent également les conférenciers.
Une fois que vous avez identifié l’information à véhiculer et qui la véhiculera, il est temps de trouver les personnes qui partageront cette information.
Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul intervenant pour assurer une bonne fluidité et une continuité logique dans la manière de présenter les idées.
Le fond de votre événement a été défini, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour façonner le format selon vos envies.
C’est là qu’intervient la prévision budgétaire !
Le budget est basé sur les deux premières étapes ainsi que sur diverses contraintes financières.
Une fois les objectifs priorisés, vous devez évaluer les moyens nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Chacun aura besoin de ressources financières. Il faudra donc s’assurer que toutes les dépenses prévues n’excèdent pas les revenus qui leur sont alloués.
Notre dernier conseil sur le budget est de toujours prévoir une marge d’erreur pour d’éventuelles dépenses imprévues.
Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire !
Les différentes options de date doivent être soigneusement évaluées pour éviter que les invités ne soient indisponibles.
Il est donc important de choisir une date à laquelle la majorité des participants seront présents.
Évitez donc les périodes où vos invités sont susceptibles d’être en vacances…
Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères :
La capacité
C’est-à-dire le nombre de personnes que la pièce peut contenir, laissant la pièce aérée et pas trop encombrée.
L’emplacement
Si vous organisez une animation pour votre séminaire, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus reculé de la ville même si vous voulez être original…
L’accès au séminaire doit juste être aisé, sans avoir à chercher des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à l’autre.
Une fois que vous avez trouvé un endroit qui vous semble approprié, vous devez à tout prix le visiter !
Quelques photos ou quelques brochures ne vous montreront pas l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prudent…
L’utilisation d’une solution d’inscription en ligne vous aidera à alléger votre charge de travail.
Elle vous permettra de gérer facilement les inscriptions au séminaire.
L’importance d’une telle solution est primordiale dans la réussite de l’organisation de votre séminaire…
C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est facile à utiliser, rapide à déployer et possède de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer vos inscriptions.
Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à l’originalité de vos animations et à la planification chronologique des activités qui auront lieu pendant l’événement.
Une planification détaillée doit être faite des jours ou des semaines à l’avance…
Pour vous assurer que le plan soit exécuté correctement, vous devrez faire quelques répétitions et toutes les vérifications nécessaires avant l’événement lui-même.
Vous devrez également prévoir des pauses avec de délicieux mets, du vin et des rafraîchissements – y compris une marge d’erreur pour toutes les activités afin d’éviter d’être pris au dépourvu par toute circonstance imprévue.
La communication déterminera l’image et la portée de votre événement.
Plus l’événement est grand, plus vous aurez besoin de communication.
Vous devez effectuer un suivi auprès de votre public (votre solution d’inscription en ligne peut vous permettre de le faire automatiquement) au moins une fois avant le séminaire.
Un suivi doit être envoyé au moins une semaine avant le séminaire – il vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de participants au séminaire (à travers les réponses recueillies), en plus de rappeler aux participants l’événement à venir.
Vous pouvez communiquer via votre site internet ou vos réseaux sociaux, par exemple.
Néanmoins, votre travail de communication ne s’arrête pas là !
En effet, après le séminaire, il sera indispensable d’envoyer un compte-rendu du séminaire – ainsi que des mails pour remercier les participants, et recueillir leurs retours et avis.
Un séminaire d’entreprise permet de partager, d’échanger, de transmettre… et se conclut généralement par une décision ou des engagements.
Vous vous demandez encore quels sont les objectifs d’un séminaire ? En voici quelqu’uns :
Concrètement, les animations pour séminaire stimulent la motivation générale !
Les équipes se sentent ainsi plus dynamiques – souvent prêtes à redoubler d’efforts pour atteindre les nouveaux objectifs de votre entreprise.
En quelques mots, l’objectif ici est d’apporter un peu de fraîcheur, de légèreté en donnant un nouveau souffle à votre entreprise.
Vous disposez désormais des conseils indispensables pour organiser une animation pour séminaire réussie.
Planifiez, programmez et ayez toujours à vos côtés une bonne solution de gestion de vos événements pour faciliter vos tâches, ainsi que celles de vos participants.
Chez INVINO Event, nous pensons qu’il est indispensable de créer du lien et de renforcer la cohésion de vos équipes, dans une ambiance conviviale et chaleureuse, durant vos événements d’entreprise.
C’est dans cette optique que nous vous proposons notre animation oenologique pour séminaire d’entreprise.
Cet atelier autour du vin et de la gastronomie est un vecteur de bonne ambiance idéal, où se mêlent détente, réflexion, amusement… et permet de resserrer les liens dès le début de votre événement.
Vous souhaitez créer une animation pour un séminaire parfait où règne une atmosphère festive au sein de vos équipes ? Tout cela s’organise avec la complicité d’INVINO Event. Contactez notre équipe, dès aujourd’hui !
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