animation fete entreprise

Qui est prêt à planifier une animation pour un événement d’entreprise spectaculaire – qui stimule le moral et l’engagement des employés ? VOUS ! En tout cas, si vous n’êtes pas tout à fait prêt maintenant, vous le serez probablement après avoir consulté cet article. Cette année, inspirez votre personnel et vos clients avec une soirée de qualité premium, dans des lieux d’exception et avec des animations professionnelles qui font rire et aimer chaque moment de votre événement. Découvrez alors comment trouver le bon prestataire pour votre animation de fête d’entreprise !

 

Pourquoi organiser une animation pour votre fête d’entreprise est une brillante idée ?

Votre soirée annuelle d’entreprise est LE moment pour célébrer les réalisations, créer des liens avec vos collègues, se préparer à de nouveaux défis, parler de nouveaux objectifs, célébrer la culture d’entreprise et bien plus encore.

Alors, faites de cette soirée un véritable succès dont vos invités se souviendront longtemps avec une animation de soirée d’entreprise originale !

Chez INVINO Event, nous partons du principe que les événements d’entreprise doivent être axés sur :

  • le plaisir
  • la convivialité
  • l’établissement de bonnes relations 
  • et la gratitude envers votre équipe

La plupart des entreprises proposent des choses comme : prendre un verre un vendredi après-midi, sortir pour un repas avec les managers, faire une petite Party de Noël… – bien entendu, cela fait toujours du bien au moral…

Cependant, il y a d’autres façons d’organiser une soirée d’entreprise originale, cliquez ici pour le découvrir !

Votre but est de célébrer, de créer du lien ou de renforcer la cohésion d’équipe ? Alors, offrez à vos équipes un peu de magie dans leur vie…

Découvrez comment trouver une animation pour un événement d’entreprise qui marquera les esprits de vos collègues et collaborateurs pour les années à venir. 

 

Comment trouver le prestataire idéal pour votre animation de fête d’entreprise?

De nombreuses tâches de planification d’événements nécessitent de faire appel à des prestataires externes. 

Il vous faudra non seulement trouver les prestataires les mieux adaptés à la gestion de votre événement, mais aussi vous occuper de :

  • la sonorisation
  • la restauration 
  • l’animation
  • la décoration
  • l’impression
  • la billetterie…

Lorsque vous organisez votre premier événement, vous pouvez vous sentir un peu seul dans cette démarche… 

C’est pourquoi nous avons décidé de vous donner quelques lignes directrices sur la façon de choisir vos prestataires.

 

Rédaction d’une note d’information

La première étape de votre recherche de prestataire sera de rédiger une note d’information complète (appelée aussi « cahier des charges ») décrivant votre projet et vos besoins afin de recevoir en retour les propositions les plus précises et adaptées. 

Vous devez définir le format que vous avez en tête pour votre événement. Précisez :

  • la date
  • le public cible (âge, sexe, intérêts…)
  • votre objectif de fréquentation
  • le lieu que vous envisagez de réserver

Décrivez l’histoire de votre entreprise : 

  • Comment a-t-elle vu le jour ? 
  • Quelles valeurs défendez-vous ? 
  • Quelles sont les missions de votre entreprise ? 

Décrivez les événements que vous ou votre entreprise avez organisés dans le passé…

Une description détaillée permettra aux prestataires d’adapter leur proposition à vos besoins. 

Indiquez très clairement quels sont les objectifs de l’événement que vous souhaitez organiser : 

  • lancement de produit
  • image de marque (valeurs, savoir-faire)
  • notoriété (locale, régionale, nationale ou internationale)…

À la fin de votre cahier des charges, établissez votre budget !

Attention à rester cohérent avec le reste du briefing et à indiquer une fourchette budgétaire afin de laisser une certaine marge de négociation.

 

Liste restreinte de prestataires

Plusieurs plateformes en ligne peuvent mettre en relation les organisateurs d’événements avec des prestataires de services…

Il est cependant plus compliqué de savoir lequel d’entre eux sera le bon partenaire pour votre événement. 

Parcourez ces plateformes et faites une liste restreinte de prestataires. 

Pour cela, vérifiez leur expérience et leurs références pour vous faire une idée de leur professionnalisme. 

Parmi ceux que vous jugez les plus pertinents, sélectionnez ceux dont les avis Google semblent bons et envoyez-leur votre note d’information détaillée.

Organisez un appel d’offres pour vos activités clés, celles qui sont essentielles à votre événement.

Vous pouvez également compter sur le bouche-à-oreille, les recommandations des salariés les plus anciens de votre entreprise et/ou de vos collaborateurs, clients…

 

Quelles sont les qualités d’un bon prestataire ?

Les Maitres de Chai by Invino Event

Vous avez suivi les étapes précédentes ?

Vous devriez maintenant recevoir un certain nombre de propositions. 

La rapidité de réponse devrait vous aider à faire une sélection.

Un prestataire qui vous répond plus de 48 h après une demande de devis risque de ne pas être en mesure de vous rassurer en période d’affluence… et tous les projets événementiels ont leurs périodes d’affluence ! 

3 qualités sont nécessaires chez un prestataire : 

  • réactivité
  • disponibilité 
  • flexibilité

Une relation basée sur la confiance et l’assistance devra se développer pour que votre événement se passe bien. 

Valorisez les prestataires qui essaient de vous appeler – et pourquoi pas les rencontrer !

Il peut être plus facile d’évaluer votre intuition après un rendez-vous en face-à-face. 

Il est important d’être à l’aise et de se sentir libre de poser toutes les questions que vous pourriez avoir, en particulier sur les domaines techniques qui nécessitent autant de conseils que la prestation de services elle-même.

Comparez les devis et vérifiez qu’ils répondent à 100 % à votre cahier des charges. 

Après une dernière vérification Google de leurs avis en ligne, choisissez deux entreprises. 

De cette façon, vous saurez qui contacter en cas d’urgence.

 

C’est l’heure du débrief

Une fois l’événement terminé, faites un débrief avec votre prestataire pour vous faire un retour d’expérience sur votre projet. 

Énumérez les domaines à améliorer et ceux qui se sont bien déroulés. 

Vous saurez alors QUI contacter pour votre prochain événement !

La loyauté et l’ouverture d’esprit vous permettront d’aborder chaque année la recherche de prestataires avec calme et sérénité.

Vous désirez organiser une animation pour votre événement d’entreprise dans une tranquillité d’esprit absolue ? Vous avez envie de marquer les esprits de vos collaborateurs et de vos clients ? 

INVINO Event vous propose ses animations originales autour du vin pour surprendre vos convives, créer de la convivialité et briser la glace dans vos équipes…

 

 

Créez de la convivialité et des souvenirs mémorables à votre événement d’entreprise !

Equipe d'animateurs oenologiques

Vous souhaitez établir un lien unique avec chacun de vos employés ou collaborateurs ?

Vous désirez fidéliser vos clients ou fédérer vos équipes ?

Pour maîtriser l’art subtil de créer ce lien si particulier, vous devez les connaître de fond en comble. 

Vous pourrez ainsi mieux les toucher en organisant un événement d’entreprise digne de ce nom !

Une connaissance approfondie de vos clients vous donnera les clés pour trouver le bon prestataire, l’agence événementielle idéale et créer la meilleure animation pour un événement d’entreprise réussi.

Vous cherchez l’animation la plus adaptée à votre entreprise ?

Sélectionnez-en une qui coche toutes les cases – comme notre animation oenologique

  • ludique
  • interactive
  • originale
  • conviviale…

Émotions et souvenirs garantis !

Maintenant que vous avez tous les éléments pour organiser une animation de fête d’entreprise au top…

Créons ensemble l’animation autour du vin qui vous ressemble et impressionnez vos invités en créant des souvenirs mémorables – en dehors de la relation professionnelle classique… Contactez notre équipe, dès maintenant !

 

L’équipe INVINO Event.